Étude de cas :
Lovelace Health System
Client
Lovelace Health System est l'un des plus importants fournisseurs de soins de santé centrés sur le patient du Nouveau-Mexique.
Industrie
Santé
Vue d'ensemble
Lovelace Health System est l'un des principaux prestataires de soins de santé du Nouveau-Mexique. Face à la complexité croissante de son activité et à l'augmentation de sa base de patients, il lui est devenu difficile de fournir un service de haute qualité centré sur le patient, comme il en avait toujours été le cas. Le traitement manuel d'un grand volume de données médicales et la création de registres se sont avérés non seulement chronophages, mais aussi sujets à des erreurs et coûteux.
En bref
Lovelace Health System a fait appel à TEAM International pour optimiser ses procédures internes, réduire ses coûts de fonctionnement et libérer ses employés afin qu'ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier : les soins aux patients. Nous avons développé une solution RPA unique permettant d'automatiser les processus et d'améliorer la qualité du travail.
Résultats
- Plus de 4 000 employés sont responsabilisés ;
- Plus de 6 700 heures de personnel par an économisées ;
- Le « coût par registre » est réduit de 63 % ;
- 85 % d'augmentation des économies cumulées ;
- 99 % de diminution de la probabilité d'erreur humaine ;
- Augmentation de la productivité du personnel ;
- Plus de temps est consacré aux soins des patients ;
- 154 % de retour sur investissement (ROI) la première année .
Commencer l'aventure de la RPA chez Lovelace Health System
Réduire les tâches laborieuses et répétitives ainsi que d'améliorer l'efficacité des processus sont les objectifs de la plupart des organismes de santé dans le monde. Lovelace Health System envisageait l'automatisation pour rationaliser les opérations quotidiennes, garantir la qualité des processus et l'exactitude des données. Pour mener à bien ce projet, l'organisation a fait appel à TEAM International, un partenaire d'externalisation et de conseil en développement de produits informatiques reconnu pour son expertise en matière d'automatisation intelligente et de transformation numérique. Après avoir analysé les flux de travail et les systèmes existants, TEAM a proposé une stratégie de mise en œuvre détaillée, ainsi que des estimations et des indicateurs qualitatifs pour les années à venir.
Les arguments en faveur de l'automatisation dans le secteur de la santé
Depuis plus de 100 ans, Lovelace Health System réunit les meilleurs experts, prestataires et technologies pour garantir à ses patients la meilleure prise en charge et les meilleurs résultats possibles. Avec plus de 200 prestataires, 50 spécialités médicales et plus de 35 établissements médicaux différents, Lovelace est aujourd'hui l'une des principales organisations de soins de santé du Nouveau-Mexique et l'un des plus grands employeurs de l'État.
L'organisation prend en charge plus de 550 000 patients par an. Les employés créent des registres manuellement à chaque intervention chirurgicale, ce qui implique d'extraire les informations essentielles du système de DSE, de télécharger des rapports, de créer des registres, d'enregistrer des résumés pour chaque registre clinique et d'ajouter des patients au système si nécessaire. Une telle approche pose de nombreux défis :
- Il fallait environ 45 minutes à un employé pour créer un registre clinique. Pendant ce temps, l'entreprise pouvait générer plus de 9 000 registres par an, de sorte que les employés passaient plus de 6 700 heures par an uniquement sur la documentation.
- Les processus manuels prenaient non seulement beaucoup de temps et augmentaient les coûts d'exploitation, mais entraînaient également un taux d'erreur élevé.
- Les employés devaient collecter et traiter de grandes quantités d'informations, ce qui entraînait une réduction de la productivité du travail et un épuisement professionnel.
Une mise en œuvre rapide pour des résultats rapides
Une fois que toutes les décisions nécessaires ont été prises, TEAM International a aidé Lovelace Health System à rationaliser le processus afin d'en faire un succès.
TEAM a conçu une solution RPA complète qui prend en charge la création de registres cliniques sur différents sites web, ajoute des profils de patients si nécessaire, fournit des rapports de synthèse et notifie les employés en cas d'exception nécessitant une intervention humaine.
Grâce à la mise en œuvre réussie de la RPA, Lovelace Health System a réussi à réduire la charge qui pèse sur le personnel et à augmenter sa productivité. Les autres résultats du projet comprennent :
01
Plus de temps de qualité avec les patients
La solution RPA prend en charge la plupart des processus manuels, permettant ainsi aux collaborateurs d'économiser plus de 6 700 heures par an. Grâce à la réduction des efforts manuels nécessaires pour les tâches répétitives, les employés peuvent désormais se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée et passer plus de temps avec les patients.
02
Réduction du coût des processus et plus d'économies
Les registres cliniques sont désormais créés automatiquement, et les membres du personnel ne sont impliqués que dans la gestion des exceptions. Une telle approche permet à l'établissement de réduire le coût du processus de 63 %, réalisant ainsi 85 % d'économies cumulées.
03
Amélioration de la qualité des données et des processus
La solution RPA a non seulement permis de rationaliser les flux de travail ciblés, mais aussi de réduire la probabilité d'erreurs humaines dans les rapports et les registres de près de 99 %.